Giorni fa mi è capitato di dover trasformare una mail “colloquiale” in una proposta progettuale.
Mi sembra utile sintetizzare qui i principali interventi di trasformazione del testo:
- Inserimento intestazione: “NOMEPROGETTO per NOMECLIENTE” (l’oggetto della mail non era specifico)
- Riorganizzazione dei paragrafi per tematiche omogenee (per esempio “descrizione del progetto”, “hardware”, “condizioni economiche” ecc.) e inserimento dei relativi titoli (nella mail gli argomenti erano mischiati rendendo l’insieme confuso)
- Assegnazione di un ordine logico ai paragrafi, a partire dalle informazioni generali per finire con quelle più specifiche; i dati economici per ultimi, prima delle condizioni di fornitura
- Sostituzione di tutte le espressioni colloquiali e soggettive (per esempio “abbiamo deciso”, “abbiamo discusso”, “come ricorderai” ecc.)
- Verifica della completezza delle informazioni e conseguente integrazione/modifica dove necessario; nella mail si davano per scontate informazioni che erano state dette (ma non scritte) in precedenza, ma è sconsigliabile fare appello alla memoria del lettore, inoltre, trattandosi di un cliente, è meglio fargli trovare facilmente tutti gli elementi per diventare sponsor del nostro progetto
- Rilettura critica ed editing del testo (è chiaro? È completo? Ci sono ripetizioni inutili? Ho dato abbastanza risalto agli aspetti più importanti? ecc.)
- Aggiustamenti grafici/tipografici (carta intestata, logo, uniformità del testo: corpo, titoli ecc.)
- Rilettura finale da parte dell’autore e delle altre figure coinvolte; inserimento delle modifiche/integrazioni, correzione eventuali refusi ecc.
Dopo questi interventi la proposta, anche se ancora in bozza, si poteva sottoporre al cliente.
Va notato che, durante la fase di rilettura le persone coinvolte hanno approfittato per fare ulteriori riflessioni sulle modalità operative e sulle condizioni economiche, lo sottolineo perché spesso si intende la revisione come un fatto formale, uno “spostare le virgole”, invece una accurata revisione del testo può generare importanti approfondimenti.
Rendere un testo chiaro e facilmente coprensibile ci costringe prima di tutto a fare chiarezza dentro noi stessi, inoltre spesso i contratti vengono scritti a partire dalle proposte commerciali o dalla documentazione di progetto e in questi casi la chiarezza diventa un valore ancora più importante.
Grazie a una buona esposizione si possono evitare malintesi, penali e, in qualche caso, anche la perdita di un cliente.
Qui c’è qualche consiglio per fare gli ultimi controli prima della pubblicazione : https://mcpoock.it/2018/03/12/7-cose-da-controllare/
