E tu scrivimi, scrivimi se ti viene la voglia

#e-mail: per molti, ma non per tutti, come scriverle bene?

Ne parlano in tanti, ma a giudicare dal livello medio delle e-mail che riceviamo quotidianamente non è ancora abbastanza. Perché? Perché scrivere una buona mail non è per niente facile, le insidie sono molte, le caselle di posta in arrivo traboccano spesso di messaggi non letti e i filtri antispam sono sempre più agguerriti. Allora? Allora voglio proporre anche io qualche riflessione.

Il nostro modo di leggere è cambiato

Ormai da decenni siamo passati dalla carta allo schermo del pc, più recentemente facciamo quasi tutto tramite lo smartphone. Il cambiamento del supporto porta alcune conseguenze, dalla necesstà di una diversa impaginazione a una maggiore brevità del testo (anche se qualcuno ama ancora i ‘papiri’).

Secondo i neuroscienziati il nostro cervello – forse perché continuamente bombardato di informazioni – si sta abituando a saltare le parole abusate (tipo: azienda dinamica, attività di primaria importanza, metodo infallibile ecc.) perché non contengono un contenuto informativo interessante.

A mio avviso anche le ‘formule americane’ per le e-mail di vendita vengono spesso ignorate a causa di strutture e linguaggi troppo steretipati, come pure le e-mail che sollecitano donazioni e lasciti (purtroppo sono ancora troppo poche le organizzazioni che cercano di avere una voce ‘fuori dal coro’).

Quindi? Ecco qualche consiglio per migliorare lo stile

  • Rileggere ad alta voce è un ottimo strumento di verifica, sia della struttura che del linguaggio della mail; alle volte riscrivere è la soluzione migliore
  • Usare un linguaggio semplice, preferire i periodi brevi aiuta il lettore a comprendere meglio, potrà approfondire in un secondo tempo e con strumenti più adatti (per esempio tramite un allegato tecnico)
  • Impaginare il testo in modo da favorire la leggibilità anche da punto di vista grafico (interlinee tra i paragrafi, grassetto per le parole più importanti, tabelle, elenchi ecc.) ma senza esagerare con colori, caratteri stravaganti e dimensioni cubitali
  • Avere chiaro il lettore tipo e utilizzare lo stile più adatto a quel lettore
  • Strutturare gli argomenti in modo logico e, possibilmente, omogeneo; #facciamocicapire
  • Essere sintetici, ma senza sacrificare gli argomenti più importanti
  • Evitare i lunghi preamboli, andando subito al sodo
  • Aprire e chiudere con un saluto, anche se la mail contiene solo poche parole
  • Attenzione all’oggetto, può portare al cestino o attirare l’attenzione del lettore; mai mandare e-mail senza oggetto, evitare oggetti troppo generici, luoghi comuni e acchiappa-click

Ovviamente l’elenco non è esaustivo, per questo qui sotto ho indicato qualche lettura per approfondire

  • Annamaria Anelli “Scrivere email, costruire relazioni. Tecniche per non finire nel cestino” ed. Zandegù
  • Luisa Carrada “Lavoro, dunque scrivo!” ed. Zanichelli

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